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Buchhaltung: Die elektronische Belegablage

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Buchhaltung: Die elektronische Belegablage

Dieser Blogbeitrag behandelt die Vorteile einer elektronischen Belegablage und Möglichkeiten zur Einführung dieser in Ihrem Unternehmen. Wer in Zukunft die Umwelt schonen, eine bessere Übersicht behalten und Betriebsprüfer bzw. sich selbst einen Gefallen tun möchte, sollte in jedem Fall weiterlesen.

Die elektronische Belegablage bringt einige Vorteile mit sich, die ich in diesem Blogbeitrag hervorheben möchte. Für die Umstellung bzw. Einführung einer Ablage dieser Art gibt es kein allgemein gültiges Patentrezept, aber in jedem Fall grundsätzliche Gedankengänge, die jeder Unternehmer bzw. jede Unternehmerin anstellen kann.

Schritt 1

Überlegen Sie sich zunächst, wieviel Belege Sie ohnehin schon in rein elektronischer Form erhalten. Viele werden hier zu dem Entschluss kommen, dass bereits der Großteil Ihrer Lieferanten Rechnungen in elektronischer Form übermitteln. Aus Gewohnheit werden diese aber weiterhin ausgedruckt und in einem Ordner eingeheftet. Hierbei handelt es sich um einen gewohnten Arbeitsschritt in Unternehmen, der jedoch mit Zeit und Kosten verbunden ist. Sie benötigen in jedem Fall einen funktionieren Drucker, Toner, Papier, Ordner und natürlich einen nicht unbeachtlichen Bedarf an Arbeitszeit.
Sie entscheiden sich für den Weg der elektronischen Belegablage, dann ist der Beleg in Normalfall innerhalb kürzester Zeit korrekt abgespeichert. Kosten für Drucker, Toner, Papier und weitere Büromaterialien entfallen hier natürlich.

In der Praxis

Sollten Sie dennoch einen Beleg in Papierform benötigen, brauchen Sie diesen nur auszudrucken. Zuvor müssen Sie aber den gewünschten Beleg auffinden. Hier liegt ein weiterer, klarer Vorteil in der elektronischen Ablage. Sie müssen sich nicht erst durch zig Ordner und Zettelwerk „durchwühlen“. Eine gut durchdachte und strukturierte Ablage lässt den Beleg innerhalb kürzester Zeit auffinden, oder Sie nutzen eine Suche, da Sie beispielsweise Ihre Belege via OCR (Texterkennung) eingescannt haben, oder den Beleg aufgrund des Dateinamens rascher finden.
Belege müssen von Unternehmern 7 Jahre lang aufbewahrt werden. Viele unterschätzen auch den erhöhten Platzbedarf, den die unzähligen Ordner, die sich über die Jahre angesammelt haben, benötigen. Auch hier schafft die elektronische Ablage Abhilfe. Diese kann darüber hinaus (wenn gewünscht) noch an einem anderen Ort gesichert werden, wodurch ein physisches Abhandenkommen der Belege nahezu ausgeschlossen werden kann.

Datenaustausch

Ein weiterer Vorteil liegt übrigens auch in der raschen und unkomplizierten Übermittlung der Belege an Ihren Buchhalter oder im Falle einer Betriebsprüfung an das Finanzamt. Belege können Sie einfach via Email oder einen sicheren Datenshare in einer Cloud o.ä. austauschen.
Kombinieren oder integrieren Sie Ihre digitale Belegablage mit einem passenden, auf Sie abgestimmten Fakturierungsprogramm. Es gibt natürlich noch zig weitere Überlegungen und Aspekte zu diesem Thema – Diese würden jedoch den Blogbeitrag sprengen.

Fazit: Ich bin in jedem Fall der Meinung, dass sich Unternehmer und/oder deren Mitarbeiter auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren sollten. Ein erster Schritt in diese Richtung ist die Umstellung bzw. Führung einer elektronischen Belegablage. Wie sieht es denn in Ihrem Unternehmen aus?

Wer an dem Thema interessiert ist sollte noch 10 Minuten seiner Zeit in dieses Video investieren – Es behandelt den Umgang mit der elektronischen Belegablage in der Praxis: